De digitale burgerlijke stand is een feit

Korte tijd geleden werd de gemoderniseerde burgerlijke stand gelanceerd. Voortaan worden de akten van de burgerlijke stand enkel nog digitaal aangemaakt en opgeslagen in een centrale databank genoemd de ‘DABS’ (Databank Akten Burgerlijke Stand). Bij het opstellen van geboorte- of huwelijksakten komt er in tegenstelling tot vroeger geen balpen meer aan te pas. Enkel de burgemeester of schepen die het huwelijk voltrekt of de gemeenteambtenaar die de geboorteakte opstelt tekent vanaf nu elektronisch de akten met zijn of haar elektronische identiteitskaart. De ambtenaar levert uittreksels en afschriften af uit deze databank. De authentificatie bij de aflevering gebeurt steeds in de vorm van een elektronische zegel. Omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, is het wenselijk dat er in principe enkel nog uittreksels worden afgeleverd. Afschriften zullen enkel nog op uitdrukkelijk verzoek afgeleverd worden. De digitalisering stelt paal en perk aan de fysieke archieven van miljoenen papieren akten in gemeentehuizen, rechtbanken en consulaten. Het totaal aantal papieren akten dat sinds 1945 is opgemaakt, wordt geraamd op maar liefst 15 à 20 miljoen stuks! Het afleveren van een papieren afschrift in de vorm van een kopie uit de oude papieren registers van de burgerlijke stand is voortaan niet meer toegestaan. De akten van de oude papieren registers werden of worden eveneens opgenomen (gemigreerd) in de DABS.

Gemakkelijker voor de burger

Voortaan moet de  burger niet meer naar zijn geboorteplaats of huwelijksplaats gaan om een afschrift van zijn geboorteakte of huwelijksakte te bekomen. Ben je bijvoorbeeld als inwoner van de gemeente Zwalm geboren in Gent dan hoef je niet meer naar de dienst burgerzaken van Gent achter  een uittreksel of afschrift van je geboorteakte te gaan maar kan je hiervoor terecht bij de dienst burgerzaken van de eigen gemeente Zwalm. Daarnaast kunnen bepaalde overheden in veel gevallen zelf aktes opvragen bij anderen diensten, waardoor de burger zelf minder naar het gemeentehuis moet om deze akten voor te leggen.

Aan wie mogen er afschriften en/of uittreksels afgeleverd worden?

Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de openbare akten van de burgerlijke stand en anderzijds de niet-openbare akten van de burgerlijke stand. Volgende akten zijn openbaar:
- akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud
- akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud
- alle andere akten (zoals bvb. geboorteakte) van meer dan 100 jaar oud
Iedereen heeft het recht op afschriften en uittreksels van openbare akten van de burgerlijke stand.

De aflevering van afschriften en uittreksels van niet-openbare akten daarentegen wordt sterk beperkt, omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. De personen die recht hebben op afschriften of uittreksels worden beperkt tot een kleine kring van personen rond de betrokkene. Het gaat met name om:
- de persoon op wie de akte betrekking heeft
- zijn echtgenoot of echtgenote
- zijn wettelijk samenwonende
- zijn wettelijke vertegenwoordiger
- zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn
- zijn erfgenamen
- hun notaris
- hun advocaat
Voor akten van personen die een aanpassing van de registratie van hun geslacht hebben gedaan wordt het recht op een afschrift nog verder beperkt.

Afschrift en/of uittreksel?

Er zijn uittreksels voorzien voor de volgende akten:
- de akte van geboorte
- de akte van huwelijk
- de akte van overlijden
- de akte van erkenning
- de akte van prenatale erkenning
- de akte van adoptie
- de akte van een levenloos kind
- de akte van afwezigheid
- de akte van Belgische nationaliteit
Er zijn afschriften voorzien voor de volgende akten:
- de akte van geboorte
- de akte van huwelijk
- de akte van overlijden
- de akte van erkenning
- de akte van prenatale erkenning
- de akte van adoptie
- de akte van een levenloos kind
- de akte van afwezigheid
- de akte van Belgische nationaliteit
- de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht
- de akte van echtscheiding
- de akte van naamsverandering
- de akte van voornaamsverandering
- de akte van verklaring van naamskeuze
- de akte van nietigverklaring

Hoe en waar een afschrift en/of uittreksel uit de akte aanvragen?

Je hoeft als burger de verplaatsing naar de loketten van de dienst burgerzaken van je gemeente niet te maken om een  uittreksel of afschrift uit een akte van de burgerlijke stand te bekomen. Aanvragen gebeuren bij voorkeur door een mail te sturen naar burgerzaken@zwalm.be of kunnen in de meeste gevallen zelfs telefonisch aangevraagd worden. Het is de bedoeling dat elke burger in de toekomst in de DABS door middel van zijn identiteitskaart zelf zal kunnen inloggen en hierbij een overzicht krijgt van al de akten die op hem betrekking hebben of waarin hij vermeld wordt en hieruit zelf uittreksels of afschriften zal kunnen aanvragen en downloaden.

Beschikbaarheid van akten die opgemaakt zijn sinds 31.03.2019 via 'Mijn Dossier'