De digitale burgerlijke stand is een feit
Korte tijd geleden werd de gemoderniseerde burgerlijke stand
gelanceerd. Voortaan worden de akten van de burgerlijke stand enkel nog
digitaal aangemaakt en opgeslagen in een centrale databank genoemd de ‘DABS’ (Databank
Akten Burgerlijke Stand). Bij het opstellen van geboorte- of huwelijksakten
komt er in tegenstelling tot vroeger geen balpen meer aan te pas. Enkel de
burgemeester of schepen die het huwelijk voltrekt of de gemeenteambtenaar die
de geboorteakte opstelt tekent vanaf nu elektronisch de akten met zijn of haar
elektronische identiteitskaart. De ambtenaar levert uittreksels en afschriften
af uit deze databank. De authentificatie bij de aflevering gebeurt steeds in de
vorm van een elektronische zegel. Omwille van redenen met betrekking tot de
bescherming van persoonsgegevens, is het wenselijk dat er in principe enkel nog
uittreksels worden afgeleverd. Afschriften zullen enkel nog op uitdrukkelijk
verzoek afgeleverd worden. De digitalisering stelt paal en perk aan de fysieke
archieven van miljoenen papieren akten in gemeentehuizen, rechtbanken en
consulaten. Het totaal aantal papieren akten dat sinds 1945 is opgemaakt, wordt
geraamd op maar liefst 15 à 20 miljoen stuks! Het afleveren van een papieren
afschrift in de vorm van een kopie uit de oude papieren registers van de
burgerlijke stand is voortaan niet meer toegestaan. De akten van de oude
papieren registers werden of worden eveneens opgenomen (gemigreerd) in de DABS.
Gemakkelijker voor de burger
Voortaan moet de burger niet meer
naar zijn geboorteplaats of huwelijksplaats gaan om een afschrift van zijn
geboorteakte of huwelijksakte te bekomen. Ben je bijvoorbeeld als inwoner van
de gemeente Zwalm geboren in Gent dan hoef je niet meer naar de dienst burgerzaken
van Gent achter een uittreksel of
afschrift van je geboorteakte te gaan maar kan je hiervoor terecht bij de
dienst burgerzaken van de eigen gemeente Zwalm. Daarnaast kunnen bepaalde
overheden in veel gevallen zelf aktes opvragen bij anderen diensten, waardoor
de burger zelf minder naar het gemeentehuis moet om deze akten voor te leggen.
Aan wie mogen er afschriften en/of uittreksels afgeleverd
worden?
Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de openbare akten
van de burgerlijke stand en anderzijds de niet-openbare akten van de
burgerlijke stand. Volgende akten zijn openbaar:
- akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud
- akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud
- alle andere akten (zoals bvb. geboorteakte) van meer dan 100 jaar oud
Iedereen heeft het recht op afschriften en uittreksels van openbare akten van
de burgerlijke stand.
De aflevering van afschriften en uittreksels van niet-openbare akten daarentegen
wordt sterk beperkt, omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van
persoonsgegevens. De personen die recht hebben op afschriften of uittreksels
worden beperkt tot een kleine kring van personen rond de betrokkene. Het gaat
met name om:
- de persoon op wie de akte betrekking heeft
- zijn echtgenoot of echtgenote
- zijn wettelijk samenwonende
- zijn wettelijke vertegenwoordiger
- zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn
- zijn erfgenamen
- hun notaris
- hun advocaat
Voor akten van personen die een aanpassing van de registratie van hun geslacht
hebben gedaan wordt het recht op een afschrift nog verder beperkt.
Afschrift en/of uittreksel?
Er zijn uittreksels voorzien voor de volgende akten:
- de akte van geboorte
- de akte van huwelijk
- de akte van overlijden
- de akte van erkenning
- de akte van prenatale erkenning
- de akte van adoptie
- de akte van een levenloos kind
- de akte van afwezigheid
- de akte van Belgische nationaliteit
Er zijn afschriften voorzien voor de volgende akten:
- de akte van geboorte
- de akte van huwelijk
- de akte van overlijden
- de akte van erkenning
- de akte van prenatale erkenning
- de akte van adoptie
- de akte van een levenloos kind
- de akte van afwezigheid
- de akte van Belgische nationaliteit
- de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht
- de akte van echtscheiding
- de akte van naamsverandering
- de akte van voornaamsverandering
- de akte van verklaring van naamskeuze
- de akte van nietigverklaring
Hoe en waar een afschrift en/of uittreksel uit de akte aanvragen?
Je hoeft als burger de verplaatsing naar de loketten van de dienst
burgerzaken van je gemeente niet te maken om een uittreksel of afschrift uit een akte van de
burgerlijke stand te bekomen. Je kan aanvragen online doen via het
SmartLoket van de gemeente. In de meeste gevallen (=wanneer uittreksel/afschrift is opgeladen in de DABS) kan je het uittreksel/afschrift onmiddellijk downloaden.
Beschikbaarheid van akten die opgemaakt zijn sinds 31.03.2019 via 'Mijn Dossier'
De akten van de burgerlijke stand die opgemaakt zijn sinds 31.03.2019, de lanceringsdatum van de DABS, zijn beschikbaar in de toepassing
'Mijn Dossier' en dit op dezelfde manier als voor de bevolkingsattesten.